SMK Islam Terpadu Tebuireng III Hajarun Najah Petalongan: PEDOMAN ADMINISTRASI

PEDOMAN PENULISAN SURAT

SMK ISLAM TERPADU TEBUIRENG III

HAJARUN NAJAH - PETALONGAN

Penyelenggaraan tata cara penulisan surat menyurat dimaksudkan untuk terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat serta kearsifan pada SMK ISLAM TERPADU TEBUIRENG III HAJARUN NAJAH – PETALONGAN. Maka dengan ini diterbitkan beberapa tata aturan penomoran surat sebagai pedoman dan panduan dalam hal surat menyurat sebagai berikut:

A. Kop surat dan kepala surat

Kepala surat dicetak di tengah bagian atas kop.

Kepala surat memuat :

§ Logo/ lambang Yayasan Hajarun Najah, dibagian kiri atas kop surat

§ Logo/ lambang SMK IT Tebuireng III Hajarun Najah – Petalongan (jika ada)

§ Mencantumkan Nama Yayasan pada bagian teratas kemudian diikuti nama sekolah di bawahnya.

§ Mencantumkan Alamat Sekolah(Jl, Desa, Kecamatan, Kode Pos, Email sekolah)

B. Nomor dan kode surat

1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, satuan unit kerja, kode SMK, kode bulan dan kode tahun kalender.

2. Nomor surat menggunakan tiga digit, dimulai dari nomor urut 001

3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang sesungguhnya.

kode surat:

1. Kode surat terdiri dari :

a.	Surat Keputusan	= SKep
b.	Surat Keterangan	= SKet
c.	Surat Edaran	= SEd
d.	Surat Tugas	= ST
e.	Surat Kuasa	= SK
f.	Surat Peringatan	= SP
g.	Surat Ijin Kegiatan	= SIK
h.	Surat Perjanjian	= SPn
i.	Surat Undangan	= Und
j.	Memorandum	= Mem
k.	Nota Dinas	= Nd
l.	Pengumuman	= Peng
m.	Surat Ketetapan	= STap
n.	Surat Perintah	= SPer
o.	Surat Pemberitahuan	= SPh
p.	Surat Pengantar	= SPeng
q.	Surat-surat lainya	= L

2. Satuan Unit Kerja

No	Nama Satuan Unit Kerja	Kode
1	Kepala Sekolah	KS
2	Wakasek kurikulum	KUR
3	Wakasek Kesiswaan	KSW
4	Wakasek Humas	HMS
5	Wakasek Sarana Prasarana	SAR
6	Administrasi	ADM
7	Bendahara	BDH

3. Kode Sekolah

Kode sekolah ditulis: SMK-IT-TI3HN_PTLN

4. Kode Bulan

Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII

5. Kode Tahun

Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat, contoh: 2013

C. Penandatanganan surat dan stempel surat

1. Penandatanganan Surat

Surat-surat penting yang menyangkut sekolah harus ditandatangani oleh Kepala Sekolah. Dalam hal Kepala Sekolah berhalangan, penandatanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya dengan ketentuan sudah ada persetujuan dari Kepala Sekolah terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan. Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

2. Stempel Surat

§ Surat-surat sekolah yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel surat.

§ Stempel surat adalah stempel resmi SMK IT Tebuireng III Hajarun Najah - Petalongan yang bentuk serta susunannya telah ditentukan.

§ Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Kepala Sekolah dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.

D. Agenda Surat Dan Arsip Surat

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda, dan setiap surat keluar harus dibuat rangkap (dilebihkan satu rangkap dari jumlah keperluan) untuk disimpan sebagai arsip.

Buku agenda surat keluar

Berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat, alamat dan tujuan, perihal surat serta keterangan.

Buku Agenda Surat Masuk

Berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat, alamat Pengirim, perihal surat, diteruskan Pada Tanggal, serta keterangan.

Semua surat masuk diserahkan kepada kepala sekolah setelah di catat di buku agenda surat masuk dan dilengkapi dengan lembar disposisi oleh pegawai tata usaha Sekolah. Selanjtunya kepala sekolah akan menentukan kepada Struktur Sekolah yang berkenaan dengan perihal surat.

E. Jenis Kertas dan Huruf

Setiap surat keluar dan segala bentuk administrasi Sekolah dibuat dengan menggunakan kertas F4 dengan jenis huruf “Times New Roman” dengan ukuran font 12 Pt atau ukuran font yang selayaknya memudahkan untuk dibaca.

Petalongan, 9 Nopember 2013

Disahkan Oleh:

Ketua A.n. Kepala Yayasan Hajarun Najah SMK IT Tebuireng III

Hajarun Najah – Petalongan Wakasek Kurikulum

AHMAD DAROINI HASRULLAH, SP

Contoh KOP SURAT SMK IT TEBUIRENG III HAJARUN NAJAH - PETALONGAN